Beleidsplan Zaanse Stichting Dierenzorg
De Zaanse Stichting Dierenzorg zorgt voor het vervoer (dierenambulance) en de opvang (dierenasiel) van zwerf huisdieren. Dit deel van onze werkzaamheden wordt gedaan in opdracht van de gemeenten Zaanstad, Wormerland en Oostzaan. Daarnaast neemt Dierenzorg afstandsdieren op, heeft een dagopvang voor honden en een pension. Verder wordt educatie over het houden van huisdieren gegeven op basisscholen. Dierenzorg werkt samen met de Dierenpolitie, met de Dierenbescherming , met collega’s in de regio, zoals het Vogelopvangcentrum Zaanstad, maar ook met andere dierenorganisaties, asielen en ambulances in het land. Ook maakt Dierenzorg deel uit van het rampenplan van de gemeenten.

Dierenzorg heeft, naast de taken die zijn afgesproken met de gemeenten, een grote maatschappelijke taak: iedere burger is wettelijk verplicht een dier in nood te helpen en deze taak wordt steeds vaker in de handen van Dierenzorg gelegd. Zo rijdt de dierenambulance (gelukkig) relatief weinig om overleden huisdieren op te halen, maar veel meer voor gewonde vogels, konijnen, schildpadden, egels en andere dieren die gewond worden aangetroffen door burgers. Omdat we deze dieren niet zelf kunnen en mogen opvangen worden die bij collega instellingen gebracht, die vaak in andere delen van Nederland hun vestiging hebben. Dit kost geld en materieel. Ook de veertien betaalde dagen door de gemeenten voor het verblijf van zwerfdieren in het asiel zijn een aanslag op onze financiën: veel honden zijn hoog risico honden, met een slechte socialisatie en gewenning, gecombineerd met een slechte opvoeding en onverstandig houderschap. Zij verblijven vaak meer dan 6 maanden in het asiel en krijgen intensieve training voordat ze herplaatst kunnen worden. Ook dit kost tijd en geld. Dierenzorg neemt ook afstandsdieren op. Dit is een preventieve handeling met het oog op het dierenwelzijn: de kans is groot dat we een ongewenste hond of kat later verwaarloosd terug op straat vinden. Deze opvang wordt door de gemeenten niet vergoed, maar is wel degelijk noodzakelijk zo blijkt uit de praktijk.

Het geven van voorlichting aan basisscholen is een noodzakelijke preventieve maatregel tegen dierenverwaarlozing en –mishandeling. Om dit professioneler en gerichter aan te pakken zal het lesmateriaal moeten worden aangepast aan de huidige tijd.

Met het groeien van de organisatie, de wettelijke eisen die aan de behuizing, de bedrijfsvoering en het personeelsbeleid worden gesteld wordt het steeds duidelijker dat het onontkoombaar is op bepaalde plekken van betaalde krachten gebruik te maken. Het hebben van vrijwilligers op cruciale management plekken is een bedreiging voor de voortgang van het werk. Daarnaast is het noodzakelijk om een groot aantal vrijwilligers aan ons te binden met een verantwoorde, gezellige en vriendelijke werkomgeving. Om hieraan te kunnen voldoen is in 2016 een reorganisatie ingezet, die de komende jaren doorloopt. Een onderdeel hiervan is een opleidingsplan, dat ervoor moet zorgen dat alle werknemers en vrijwilligers goed toegerust zijn voor hun taak.

Het aantrekken van vrijwilligers wordt steeds moeilijker, zeker voor de weekend- en avond/nachtdiensten. Een mogelijke oplossing is het betalen van een vrijwilligersvergoeding voor deze diensten. Daarnaast zou dan een logisch gevolg zijn alle vrijwilligers een reiskostenvergoeding te verstrekken in de vorm van een vrijwilligersvergoeding ter hoogte van de reële reiskosten. Ook hier moet naar de financiële consequenties worden gekeken.

Een ander plan is het bouwen van de ziekenboeg en quarantaine. De huidige, tijdelijke behuizing staat op instorten, dus er zal binnen korte termijn gebouwd moeten worden.

Met de gemeenten in de regio heeft Dierenzorg een opdrachtgever/opdrachtnemer relatie. De vergoeding is al jaren met een vast bedrag geregeld. Dit bedrag is niet geïndexeerd en wordt niet aan de inflatie aangepast. Het is tijd om, samen met de gemeenten, naar een nieuwe manier van financieren te kijken, mede door de maatschappelijke taken die erbij zijn gekomen.

Om e.e.a. te kunnen realiseren zullen we ook zelf meer financiële middelen moeten genereren. We zijn bezig te bezien hoe we onze inkomsten, door de commerciële activiteiten en het werven van meer donateurs en sponsoren, kunnen verbeteren.

MISSIE
Dierenzorg is de dierenwelzijnsorganisatie van de Zaanstreek. Door de inzet van onze Dierenambulance en het Dierenasiel helpen wij de dieren en/of diereneigenaren in onze regio 24 uur per dag en 7 dagen per week. Wij zijn diergericht én klantgericht. Dit doen wij met vele gelijkgestemde medewerkers en vrijwilligers, met respect voor elkaar en onze omgeving.

VISIE
Dierenzorg wil zichtbaar zijn en vanuit haar maatschappelijke taak een centrale rol spelen bij de bewustwording van Dierenwelzijn bij alle burgers en partners in de regio. Wij willen de dieren in onze regio optimale zorg bieden en onze klanten telkens positief verrassen. Wij willen deskundige hulp en de beste service verlenen. Wij anticiperen op de actuele behoefte in de regio en op ontwikkelingen in de branche en kunnen daardoor telkens de benodigde dierenzorg en opvang leveren.

TERMIJN VAN HET BELEIDSPLAN
De termijn van dit beleidsplan loopt van 1 januari 2018 tot 1 januari 2021

DOELSTELLING
De doelstellingen van Dierenzorg voor de komende drie jaar zijn:
1 de organisatie op orde brengen met functie omschrijvingen; procedures; een goede interne communicatie (afdelingsoverleg); implementeren en aanpassen van de softwareprogramma’s waarmee wordt gewerkt en de boekhouding vereenvoudigd.
2 het zelf verwerven van meer inkomsten om betaalde krachten aan te kunnen nemen en het gesprek met de gemeenten aangaan om ervoor te zorgen dat duidelijk wordt dat we, buiten de wettelijke taken, andere noodzakelijke taken uitvoeren en dat de vergoeding daarop moet worden aangepast
3 het bouwen van de ziekenboeg en quarantaine voor honden en katten
4 het uitwerken en laten volgen van het opleidingsplan voor medewerkers en vrijwilligers, evenals het moderniseren van het lespakket voor de basisscholen in de Zaanstreek
5 het zorgen voor een nòg klantvriendelijker organisatie

STRATEGIE
Dierenzorg richt de blik de komende jaren zowel intern op de eigen medewerkers en vrijwilligers als extern naar onze klanten. De eersten worden beter opgeleid en ondersteund in hun dagelijkse werk. Ook wordt het lespakket voor de basisscholen in een nieuw jasje gestoken en zal hiervoor naar financiële ondersteuning worden gezocht. Daarnaast wordt o.a. gekeken naar efficiënter gebruik van de huidige ruimte om meer inkomsten te genereren. De klanten zullen actiever benaderd worden om ervoor te zorgen dat Dierenzorg meer donateurs krijgt en daarnaast zullen we proberen iedere klant tevreden over ons te laten spreken. We zullen kijken naar de mogelijkheid of een fondsenwerver kan zorgen voor meer donateurs en sponsoren, zowel voor de nieuwbouw als voor onze exploitatie. Het bouwen van de ziekenboeg/quarantaine is de komende tijd een prioriteit omdat we aan de wettelijke eisen willen blijven voldoen.
E.e.a. is verder uitgewerkt in de onderstaande activiteiten

ACTIVITEITEN

Bij doelstelling 1
Het reorganisatieplan wordt langzaam maar zeker geïmplementeerd. In 2018 worden de functies van de coördinatoren onder de loep genomen en zullen plannen voor een betere interne overlegstructuur worden gemaakt.
De boekhouding is in 2018 op orde en vereenvoudigd. Er zijn dan ook procedures voor de kassen, de betalingsstromen en de inkoop. Vanaf oktober 2017 worden de werkzaamheden verricht door een professional die wordt ingehuurd. Het boekhoudprogramma wordt per 1 januari 2018 vervangen door het programma AFAS.
Het programma DAS, waarmee de dierenambulance werkt, heeft een grote up date ondergaan en wordt vanaf het tweede kwartaal 2018 door ons gebruikt. Het programma Dipo, dat door het dierenasiel wordt gebruikt, heeft de afgelopen jaren voor veel problemen gezorgd. Vanaf 1 januari 2018 wordt daarom overgegaan naar Docasoft, een soortgelijk maar gebruiksvriendelijker programma.

Bij doelstelling 2
Gekeken wordt hoe we de leegstand van de hokken in het pension in de periodes tussen de vakanties kunnen opvangen. Hier zijn zeker mogelijkheden voor. Ook wordt naar andere opvang mogelijkheden op het terrein gekeken.
Onze prijzen worden tegen het licht gehouden: we horen op sommige terreinen bij de goedkoopste mogelijkheid in onze regio en dat is niet nodig. Er zal onderzoek plaatsvinden en, daar waar reëel, verhoging van de prijzen.

Daarnaast gaan we onderzoeken of we andere betaalde diensten kunnen leveren, zoals bijvoorbeeld een opleiding voor eigenaren van hoog risico honden en denken we aan het in de hand nemen van een fondsenwerver voor de benodigde fondsen voor de nieuwbouw maar ook voor het vergroten van het aantal donateurs en sponsoren voor onze exploitatie.
Meer inkomsten zijn ten eerste nodig om de exploitatie gezond te krijgen, maar ook om de betaalde krachten aan te kunnen nemen die nodig zijn voor een verantwoorde bedrijfsvoering. We hebben binnen twee jaar een betaalde algemeen manager nodig, die de dagelijkse leiding op zich neemt, we waren genoodzaakt voor twee dagen per week een boekhouder in te huren en de functie van coördinator ambulance en meldkamer is te zwaar om aan een vrijwilliger over te laten (aansturing +/- 50 personen). Hiervoor is ongeveer € 100.000, -. extra per jaar nodig in totaal.

Bij doelstelling 3
In de zomer van 2012 werd de nieuwbouw van Dierenzorg opgeleverd. Er was geld te weinig voor het bouwen van de quarantaine en de ziekenboeg. De tijdelijke voorzieningen die hiervoor werden aangebracht staan nu op instorten. Dierenzorg is wettelijk verplicht een aantal plaatsen te reserveren voor quarantaine en voor ziek dieren. In september 2017 is gestart met het herinrichten van de oorspronkelijke plannen voor dit gebouw. In 2018 zullen de voorstellen intern besproken worden, zullen offertes worden opgevraagd en daarna fondsen worden geworven voor de bekostiging van de bouw.

Bij doelstelling 4
Bij het reorganisatieplan hoort een opleidingsplan. Dit plan voorziet in de opleiding van onze vrijwilligers en medewerkers op alle niveaus. Het plan heeft de instemming van de Ondernemingsraad gekregen en vanaf half 2017 is gestart met het aanpassen van de interne opleidingen en het laten geven van opleidingen door externe partijen.
Dit zet zit de komende jaren voort, mede omdat de interne opleiding, die iedere vrijwilliger verplicht is te volgen, een jaarlijkse opfriscursus krijgt, die verplicht is om te volgen.
Deze ontwikkeling zal zich in de komende jaren verder voortzetten, waarbij kennis op peil gehouden moet worden en/of geanticipeerd zal worden op de actuele vragen waarmee onze organisatie te maken krijgt.
Wij willen graag dat onze organisatie zichtbaar is in de regio waarin wij werkzaam zijn. Bij de bewustwording van Dierenwelzijn bij alle burgers en partners in de regio kan onze organisatie een centrale rol spelen. Voorlichting is daarbij een belangrijk middel. Het huidige lespakket is sterk verouderd en moet worden aangepast aan de eisen en mogelijkheden van deze tijd. Er kunnen bijvoorbeeld leskisten worden gemaakt met instructie voor de leraren, filmpjes en ander educatief materiaal. Hiervoor zal ook financiering gevonden moeten worden.

Bij doelstelling 5
Medewerkers en vrijwilligers van Dierenzorg werken bij ons omdat ze dieren in hun hart gesloten hebben en ze graag dieren in nood helpen. Duidelijk is dat we niet alleen met dieren te maken hebben, maar vooral met degenen die ons bellen om hulp, met de eigenaren, klanten van het pension en de crèche en met collega’s van andere organisaties.
Ons motto bij de reorganisatie is: “dat er over Dierenzorg op verjaardagen in de Zaanstreek op een positieve manier gesproken wordt”. Dat vraagt om een klantvriendelijke houding en daar valt nog wel iets aan te verbeteren. De medewerkers en vrijwilligers met klantcontacten hebben inmiddels een cursus gehad. De chauffeurs moeten hierin nog geschoold worden.
Het opleidingsplan heeft een meerjarig traject en zal de komende jaren gevolgd worden.

HUIDIGE SITUATIE
Een jaar na het indienen van het reorganisatieplan zijn we op de goede weg: er is een nieuwe beheerder voor het asiel aangenomen, die kan en wil doorstromen naar de functie van algemeen manager. Dan moet wel een oplossing worden gezocht voor haar plek in het asiel.
We hebben eindelijk nieuwe kleding kunnen aanschaffen met behulp van enkele sponsoren. Omdat we van kleur veranderen is dit een grote wijziging voor ons, maar ook voor de burgers die ons alleen in geel en groen kennen.
We zijn bezig het bestuur uit te breiden en daarnaast zijn er 3 adviseurs, 1 financieel adviseur en 2 marketing adviseurs.
We voegen aan onze collecte ieder jaar een nieuw deel van Zaanstad toe. Het is wel een steeds lastiger probleem voor onze organisatie om collectanten te vinden. In 2017 hebben we daarom een deel uitbesteed aan een bureau dat op zoek ging naar collectanten.
We merken dat sommige medewerkers en vrijwilligers het lastig vinden mee te buigen met de reorganisatie. We besteden daar aandacht aan door middel van gesprekken, maar desondanks zijn er wel mensen weggegaan

DE ORGANISATIE
De Zaanse Stichting Dierenzorg is een stichting met een bestuur van 6 personen (er is 1 vacature). Er zijn begin 2018 5 medewerkers in dienst en daarnaast werken er 120 vrijwilligers.
Het werkterrein beslaat Zaanstad, Wormerland en Oostzaan.
Dierenzorg heeft de onderdelen Ambulance, Asiel, Pension en Dagopvang. Verder wordt deel uitgemaakt van het rampenplan in de Zaanstreek.
Samenwerkingspartners zijn de Dierenpolitie; het Vogelopvangcentrum in Krommenie; de Dierenbescherming, collega’s in de regio en vele anderen. Dierenzorg is lid van de Federatie Dierenambulances Nederland.
Dierenzorg is een ANBI instelling en heeft het CBF keurmerk.

BESTUUR
Het bestuur bestaat op dit moment uit:

Mevrouw S.I. (Louise) Verra Voorzitter
De heer W. (Willem) v.d. Weij Secretaris
Vacature Penningmeester
Mevrouw I. (Inge) van der Ploeg Bestuurslid Dierenwelzijn
 De heer W. (Wick) Swart Bestuurslid Gebouwenbeheer/ICT
 De heer E. (Edwin) van Noorloos Bestuurslid Personele Zaken
Mevrouw J. (Jeanet) Verweij Bestuurslid Publieke Relaties en Communicatie
Mevrouw P. (Paulien) Voogd Ambtelijk Secretaris
De heer D.J. (Dick) Mevius Manager Facilitaire Zaken
Mevrouw W. (Willy) de Graaff Financieel adviseur
Mevrouw J. Pronk Adviseur Marketing
Mevrouw M. Botschuijver Adviseur Marketing

Het bestuur is onbezoldigd en vergadert eenmaal per zes weken.
FINANCIËN
Dierenzorg ontvangt jaarlijks een vergoeding voor het van de openbare weg verwijderen van overleden honden en katten èn voor de eerste veertien dagen opvang van zwerfdieren. Daarnaast dragen de gemeenten voor een gedeelte bij in de aflossing van de hypotheek die is gesloten bij de BNG voor de nieuwbouw in 2012.

Er zijn inkomsten vanuit het pension, de dagopvang en van donateurs. Af en toe ontvangen we een legaat of erfenis.

De uitgebreide jaarrekening is te vinden op de website van Dierenzorg www.dierenzorgzaanstreek.nl