Vacature Office Manager: 28-32 uur per week (16 uur is ook mogelijk)
Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en betrokken office manager die ook het facilitaire toezicht houdt binnen Dierenzorg Zaanstreek. Als office manager ben je een onmisbare schakel in het werkproces. Je bent de spin in het web en zorgt dat alle zaken achter de schermen soepel verlopen. Je bent daarnaast de steun en toeverlaat van het managementteam. De office manager doet en managet tal van administratieve en organisatorische werkzaamheden om DZ soepel en efficiënt te laten lopen. Ondersteunt het management en observeert en bestuurt alle facilitaire zaken op hoofdlijnen.
Waar ben je verantwoordelijk voor?
Als officemanager ben je verantwoordelijk voor het plannen, stroomlijnen en uitvoeren van administratieve workflow en procedures. Waarbij je toezicht houdt op procedures, beleid, budgetten en toewijzing van middelen. Je bent sparringpartner en backup voor de algemeen manager. Je werkzaamheden en verantwoordelijkheden bestaan onder meer uit:
- Beheer en toezicht op het goed verloop van alle facilitaire zaken, zoals de aankoop en beheer van dierbenodigdheden, kantoorartikelen, schoonmaakartikelen, kleding e.d. alsmede leveranciersmanagement en het aansturen van externe partijen t.b.v. MJOB, ICT, grondpacht en onderhoud.
- Het van A tot Z verzorgen van de (financiële) administratie
- Verantwoordelijk voor de (arbeids) risico-inventarisatie en -evaluatie
- Het beschikbaar maken van financiële en performance rapportages
- Beheer van verzekeringen t.b.v. personeel en organisatie
- Beheer van contracten met gemeenten, energieleveranciers e.d.
- Beheer van afspraken van ‘shop in shop ‘zoals de trimsalon / hondenschool
- Heeft nauw contact met werving (fondsen donateurs) voor een correcte administratieve afhandeling.
- Houdt toezicht op de donateurs administratie.
- Het managen van projecten en tijdelijke initiatieven zoals een collecte organiseren, verbeter trajecten binnen de organisatie, AVG.
Wat wij vragen.
- Affiniteit met dierenwelzijn en de doelstellingen van Dierenzorg Zaanstreek
- Ervaring als officemanager in een leidinggevende rol is een pré.
- Goede communicatieve en organisatorische vaardigheden. Je kunt overweg met de vrijwilligers, professionals en andere belanghebbenden.
- Een proactieve en verbindende houding
- Aantoonbare ervaring met Microsoft 365- office omgeving, boekhoud software en de daarbij aantoonbare administratieve vaardigheden
- Dierenzorg Zaanstreek is in beweging. De officemanager dient goed om te kunnen gaan met een veranderingen binnen een dynamische omgeving.
Wat wij bieden.
- Een uitdagende en betekenisvolle rol binnen een dynamische en groeiende organisatie.
- De kans om een verschil te maken voor dieren in nood in de regio Zaanstreek, Oostzaan en Wormerland.
- Samenwerking met een gedreven team van professionals en vrijwilligers.
- De mogelijkheid om je leidinggevende vaardigheden verder te ontwikkelen.
Interesse?
Ben jij de betrokken en daadkrachtige officemanager manager die wij zoeken? Stuur dan je motivatie en CV naar werken@dierenzorg.net
Dierenzorg Zaanstreek: Samen voor een diervriendelijke toekomst!
